“I software non risolvono i problemi”. È questa la premessa con la quale più di dieci anni fa abbiamo condiviso i nostri punti di vista con la divisione IT di Streparava Spa.
Che si tratti di una piccola organizzazione o di una grande impresa, se parliamo di rendere più efficiente e sostenibile il flusso di lavoro, è fondamentale entrare in relazione con ogni ente e operatore per comprendere quali sono gli aspetti che ne determinano la quotidianità.
Nell’80% dei casi ci troveremo di fronte a modelli organizzativi dove solo il 60% (nei casi migliori) del tempo è impiegato in attività di valore e il restante in coordinamento delle e-mail, nella comunicazione e di fatto in azioni di puro segretariato personale. Ciò che emerge è una dispersione di tempo e un conseguente accumulo di stress.
Così se desideriamo parlare di sostenibilità e smart working dobbiamo lavorare per ridurre al massimo tutte le attività che decentrano l’attenzione delle persone, focalizzandola sulle attività, come già precedentemente accennato, di “valore”, ovvero che impiegano professionalità e capacità del nostro staff. Lo smart working, non deve essere inteso solo come attività fuori dalla sede di lavoro, ma la trasposizione, per forma e qualità di ciò che normalmente viene svolto in sede.
Così in Streparava Spa, il nostro staff di Becom, con la divisione IT dell’azienda, ha preso in carico le esigenze di un’area che per quantità e complessità di relazioni muove migliaia di richieste. Si tratta dell’ufficio acquisti, ente formato da dieci operatori che per la complessità dei progetti sviluppati dall’azienda deve dar forma a molteplici relazioni complesse che fanno capo a singoli progetti. Prima del nostro intervento questo ente operava esclusivamente con strumenti standard quali mail e calendari personali. Questo tipo d’organizzazione comportava un notevole dispendio di tempo e risorse, perché obbligava gli operatori a dedicare molto del loro tempo a coordinare le comunicazioni.
A seguito di un’attenta analisi abbiamo definito, tramite il nostro metodo di digitalizzazione dei processi, un flusso nel quale dinamiche di relazione, di passaggio di attività e coordinamento, fossero affidate ad un flusso condiviso e snello. Unitamente all’aspetto teorico, abbiamo integrato il nostro software SmartOp, così da poter automatizzare e correlare, organizzare e storicizzare tutti i flussi di comunicazione interni e con i fornitori.
Grazie all’applicazione del nostro metodo ogni richiesta è stata inserita in un dossier digitale, il quale a sua volta mette in relazione tutti gli attori coinvolti determinando logiche e scadenze. Il risultato è un notevole risparmio di tempo, una riduzione dello stress, grazie all’automazione di processi e scadenze, e un miglioramento della qualità di relazione ottenuta tramite il flusso condiviso e costantemente monitorato. Si tratta di un processo di miglioramento costante nel quale ogni singolo operatore è protagonista.
Attualmente l’attenzione è rivolta alla definizione di logiche di monitoraggio delle prestazioni (KPI), con l’obiettivo di rendere il servizio sempre più performante così da rispondere alle esigenze del gruppo. Questi aspetti sono considerati strategici per ridurre i tempi di risposta, così da affrontare i mercati dell’automotive in modo sempre più performante.
Ultimo aspetto, ma non meno importante, questo progetto si amalgama con le direttive e le metodologie di qualità già applicate da tempo dal gruppo.
